Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026 là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc định kỳ mà mọi doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh và tổ chức có thuê mướn lao động phải thực hiện. Việc nắm rõ cơ quan tiếp nhận mới (Sở Nội vụ), thời hạn nộp cũng như cách kê khai chuẩn xác Mẫu số 01/PLI sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Bộ luật Lao động và tránh các khoản phạt hành chính lên đến 20 triệu đồng.

Trong bài viết dưới đây, Kế Toán Thuế Ngọc Vân sẽ hướng dẫn toàn diện từ A-Z quy trình lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2026 chính xác nhất.

1. Căn cứ pháp lý và đối tượng phải nộp báo cáo năm 2026

Nghĩa vụ khai trình và báo cáo biến động nhân sự định kỳ của người sử dụng lao động được quy định cụ thể tại các văn bản pháp luật hiện hành:

• Bộ luật Lao động năm 2019 (Điều 12 về trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động).

• Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động.

• Nghị định 35/2022/NĐ-CP (Khoản 1 Điều 73 sửa đổi, bổ sung quy định về báo cáo lao động tại khu công nghiệp, khu kinh tế).

• Nghị định 129/2025/NĐ-CP cập nhật thẩm quyền tiếp nhận báo cáo của cơ quan quản lý nhà nước.

Đối tượng bắt buộc thực hiện: Tất cả cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc theo hợp đồng lao động. Các chi nhánh, văn phòng đại diện có phát sinh sử dụng lao động cũng phải thực hiện báo cáo tại địa phương nơi đặt trụ sở hoạt động.

2. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải thực hiện báo cáo định kỳ 02 lần trong năm:

3. Cơ quan tiếp nhận và 02 cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 2026

Một điểm thay đổi lớn mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trong năm 2026 theo Nghị định 129/2025/NĐ-CP: Sở Nội vụ là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động (thay cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội trước đây).

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp sau đây:

Cách 1: Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (Khuyến khích)

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục liên thông trực tuyến: "Đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động" ngay trên một hệ thống duy nhất.

• Bước 1: Truy cập địa chỉ [suspicious link removed] và đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp (USB Token hoặc định danh điện tử VNeID tổ chức).

• Bước 2: Tìm kiếm từ khóa "báo cáo tình hình sử dụng lao động" và chọn thủ tục liên thông tương ứng.

• Bước 3: Chọn cơ quan tiếp nhận là Sở Nội vụ và cơ quan Bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở/chi nhánh.

• Bước 4: Nhập dữ liệu hoặc tải lên file danh sách lao động theo chuẩn định dạng, ký số và gửi hồ sơ.

Cách 2: Nộp trực tiếp hoặc qua kênh trực tuyến riêng của Sở Nội vụ

Trường hợp hệ thống liên thông gặp sự cố kỹ thuật hoặc đơn vị không thể báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp nộp báo cáo theo Mẫu số 01/PLI (ban hành kèm theo Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP) trực tiếp bằng bản giấy đến Sở Nội vụ (hoặc gửi qua Google Form/biểu mẫu trực tuyến nếu Sở Nội vụ tỉnh/thành phố có công văn hướng dẫn riêng, ví dụ tại TP.HCM theo Công văn 28771/SNV-VLATLĐ).

Lưu ý về nơi nhận đồng thời:

• Doanh nghiệp phải thông báo đồng thời đến cơ quan BHXH khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

• Đối với doanh nghiệp có lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, đơn vị cần gửi báo cáo thêm cho Ban Quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Xem thêm: Giảm 30% Thuế TNDN Doanh Thu Dưới 10 Tỷ Kỳ Tính Thuế 2026 - 2027

4. Hướng dẫn chi tiết cách kê khai Mẫu báo cáo 01/PLI chuẩn xác

Để tránh sai sót dữ liệu giữa hồ sơ nhân sự và cơ quan BHXH, bộ phận kế toán - nhân sự cần kê khai đầy đủ các chỉ tiêu trên Mẫu số 01/PLI theo hướng dẫn chi tiết từng nhóm cột dưới đây:

Phần 1: Thông tin chung

• Mục (1) Kính gửi: Ghi rõ tên Sở Nội vụ và Cơ quan Bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

• Điền đầy đủ thông tin định danh của đơn vị: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email, ngành nghề kinh doanh chính.

Phần 2: Bảng thông tin tình hình sử dụng lao động của đơn vị

A. Nhóm cột thông tin chung (Cột 1 - Cột 6)

• Cột (1) STT: Đánh số thứ tự liên tục theo danh sách người lao động, bắt đầu từ số 1.

• Cột (2) Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên có dấu của từng người lao động, mỗi người một dòng.

• Cột (3) Mã số BHXH: Ghi chính xác mã số BHXH (10 số) nếu người lao động đã được cấp.

• Cột (4) Ngày tháng năm sinh: Ghi theo định dạng dd/mm/yyyy khớp với giấy tờ tùy thân hợp lệ.

• Cột (5) Giới tính: Ghi rõ Nam hoặc Nữ.

• Cột (6) Số CCCD/CMND/Hộ chiếu: Ghi số Căn cước/CCCD còn giá trị sử dụng; đối với lao động là người nước ngoài thì ghi số hộ chiếu.

B. Nhóm cột vị trí việc làm (Cột 7 - Cột 11)

• Cột (7) Chức danh/vị trí việc làm: Ghi đúng chức danh công việc theo hợp đồng lao động đã ký kết.

• Cột (8) Nhà quản lý: Đánh dấu đối với các chức danh lãnh đạo, quản lý có quyền chỉ huy, điều hành trong doanh nghiệp (Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng...).

• Cột (9) Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Đánh dấu đối với công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn từ Đại học trở lên thuộc các lĩnh vực kỹ thuật, kinh doanh, kế toán, luật, y tế, CNTT...

• Cột (10) Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Đánh dấu đối với công việc đòi hỏi trình độ Cao đẳng, Trung cấp nghề.

• Cột (11) Vị trí việc làm khác: Đánh dấu cho các vị trí lao động phổ thông, nhân viên hỗ trợ không thuộc ba nhóm phân loại trên.

C. Nhóm cột tiền lương và phụ cấp (Cột 12 - Cột 17)

• Cột (12) Hệ số/Mức lương: Ghi mức lương chính thỏa thuận trong hợp đồng lao động; nếu doanh nghiệp áp dụng thang bảng lương Nhà nước thì ghi hệ số lương.

• Cột (13) - (15) Các khoản phụ cấp theo hệ số: Ghi phụ cấp chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề (nếu không áp dụng thì để trống).

• Cột (16) Phụ cấp lương: Ghi tổng các khoản phụ cấp lương theo quy định của pháp luật lao động (nếu có).

• Cột (17) Các khoản bổ sung khác: Ghi các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận (nếu có).

D. Nhóm cột ngành nghề nặng nhọc, độc hại (Cột 18 - Cột 19)

• Cột (18), (19): Chỉ kê khai đối với người lao động làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc làm công việc đó.

E. Nhóm cột loại và hiệu lực hợp đồng lao động (Cột 20 - Cột 24)

• Cột (20) - (22): Kê khai ngày bắt đầu làm việc, ngày bắt đầu hiệu lực và ngày chấm dứt hiệu lực đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng xác định thời hạn (từ đủ 01 tháng trở lên).

• Cột (23), (24): Dành riêng cho hợp đồng lao động dưới 01 tháng hoặc hợp đồng thử việc; ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc hiệu lực.

F. Nhóm cột đóng Bảo hiểm xã hội và Ghi chú (Cột 25 - Cột 27)

• Cột (25), (26) Thời gian đóng BHXH: Ghi rõ tháng/năm bắt đầu đóng và tháng/năm kết thúc đóng BHXH của người lao động tại đơn vị.

• Cột (27) Ghi chú: Ghi số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng. Nếu người lao động thuộc đối tượng hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (người có công, cựu chiến binh...) cần ghi chú rõ tại cột này.

Xem thêm: Không Khấu Trừ Thuế TNCN Vẫn Phải Nộp Tờ Khai: 8 Trường Hợp Doanh Nghiệp Cần Lưu Ý

5. Mức phạt khi không nộp hoặc chậm nộp báo cáo sử dụng lao động

Doanh nghiệp tuyệt đối không nên chủ quan bỏ qua nghĩa vụ nộp báo cáo định kỳ. Căn cứ tại Điểm c Khoản 2 Điều 8 và Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính như sau:

• Đối với người sử dụng lao động là cá nhân (hộ kinh doanh): Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

• Đối với người sử dụng lao động là tổ chức, doanh nghiệp: Phạt tiền gấp đôi cá nhân, từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Ngoài ra, việc không báo cáo hoặc kê khai sai lệch thông tin lao động và tiền lương còn gây rủi ro lớn khi cơ quan thuế và cơ quan BHXH đối chiếu dữ liệu quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) và chi phí tiền lương hợp lý được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Đồng hành cùng doanh nghiệp tối ưu quản trị lao động & thuế

Việc kê khai báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026 đòi hỏi sự đồng bộ chặt chẽ giữa hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ tham gia BHXH và dữ liệu kê khai thuế TNCN. Một sai sót nhỏ trong việc phân loại hợp đồng thử việc, phụ cấp hay thời điểm tăng giảm lao động đều có thể dẫn đến chênh lệch số liệu khi thanh kiểm tra.

Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn:

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ DOANH NGHIỆP NGỌC VÂN

• Hotline / Zalo tư vấn miễn phí: 0941 233 469 - 0789 368 883

• Email: [email protected]

• Website: https://vnyuyun.com/

• Trụ sở chính: Tầng 3, Số 69 Nguyễn Tất Tố, Lê Chân, Hải Phòng.

• Chi nhánh: Tầng 6, Số 2 Ngõ 18, Nguyễn Cơ Thạch, Từ Liêm, Hà Nội

• Chi nhánh: Số 88, Đường 20/8, Phường Hà Giang 1, Tuyên Quang