日常经营中，零售、批发及服务类企业经常会遇到客户因产品不合适、存在技术故障或不符合要求而退货的情况。此时需要明确的问题是：客户退货时，企业应开具哪一种发票——调整发票还是替代发票？ 如果处理错误，可能导致税务处罚、行政罚款，甚至被税务机关拒绝受理相关处理。

本文将帮助您全面了解现行规定，正确应用相关政策，并避免潜在风险。

基本规定：调整发票与替代发票

根据第91/2026/TT-BTC号通知第10条（关于电子发票处理的规定），当客户退回全部或部分货物时，应按照以下流程处理：

情形一：卖方开具调整发票（一般原则）

一般原则： 当客户退回货物时，包括因换货而导致交易金额发生变化的情况，由卖方开具调整发票并发送给客户。

调整发票必须明确记载以下内容：

• 需要调整的原始发票号码
• 调整原因（退回货物）
• 退回货物的数量及金额（通常以负数记录，以冲减销售收入）
• 调整后的总金额

例如： 客户购买价值1000万越南盾的货物，之后退回价值300万越南盾的货物。企业应开具调整发票，注明：调减300万越南盾，调整后的总金额为700万越南盾。

情形二：客户开具发票（经双方书面约定的例外情况）

例外情况： 如果您与客户之间存在书面协议，客户可以在退货时开具电子发票并发送给您。在这种情况下：

• 客户（买方）负责开具发票
• 您（卖方）仍须按照正常规定履行纳税义务
• 该协议必须妥善保存，以便税务机关要求时提供

开具退货调整发票的操作步骤

第一步：准备证明文件

• 原始发票（发票号码、开票日期及内容）
• 退货记录（退回货物的详细说明、退货原因及日期）
• 如双方存在协议，应准备相关协议文件

第二步：开具调整发票

• 在电子发票系统中选择“开具调整发票”
• 关联原始发票（填写发票号码及日期）
• 明确填写“原因：退回货物”
• 填写需要调整的数量、单价及总金额（通常以负数记录）
• 确认电子数字签名

第三步：保存资料及申报

• 保存调整发票原件及退货记录
• 在编制会计账务时，记录减销售退货收入
• 进行税务申报时，应根据实际发生期间申报调整发票（或按照税务机关的指导，在接收期间申报）

需要注意事项

1. 哪些情况下必须开具调整发票？

• 全部或部分退回货物
• 换货导致交易金额发生变化
• 原始发票开具后进行降价
• 退还费用或降低服务费用

2. 常见错误

• 开具新发票而不是调整发票 → 税务机关可能要求更正，企业也可能因此受到处罚。
• 未保存退货记录 → 无法证明退货原因，容易被拒绝处理。
• 填写错误的调整金额 → 导致税务申报数据出现错误。
• 开具调整发票但未通知客户 → 客户不知情，容易引发争议。

书面协议

如果选择由客户开具发票的方式，则必须具备：

• 合同或书面协议（须有双方签字）
• 详细备注“客户在退货时负责开具发票”
• 保存相关文件
• 税务机关检查时，应立即提供相关资料

常见问题

Q1：如果客户退回100%的货物，我需要开具调整发票还是新发票？

A： 必须开具调整发票，用于取消原始发票（按100%调减）。无需开具新发票。

Q2：客户退货后，需要在多长时间内开具调整发票？

A： 根据相关规定，应尽可能及时开具，以准确反映实际发生期间。如果开具时间过晚，应向税务机关说明原因。

Q3：客户已经退货，但我忘记开具调整发票，一个月后才发现，该怎么办？

A： 仍应开具调整发票，填写当前日期，并注明延迟原因（例如“补充调整”）。同时保存退货记录作为证明。如税务机关进行检查，应及时作出说明。

Q4：如果客户退货时尚未付款，是否仍需开具调整发票？

A： 需要。即使客户尚未付款，仍须调整发票，以准确反映实际发生的经济发生。

Q5：调整发票需要附带哪些文件？

A： 最少需要：退货记录（详细说明退回货物、退货原因及双方签字）。如果双方约定由客户开具发票，还必须保存相关协议。

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