Chăm lo đời sống tinh thần cho nhân viên nữ nhân ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 là hoạt động thường niên tại hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nghiệp vụ xuất hóa đơn quà tặng 20/10 sao cho đúng luật, không bị phạt vi phạm hành chính và được ghi nhận chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp lại là bài toán khiến nhiều kế toán băn khoăn.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện các quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Nghị định 253/2026/NĐ-CP, hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn, xác định nghĩa vụ thuế GTGT, thuế TNCN và các bút toán hạch toán kế toán chuẩn xác.

Tặng quà 20/10 cho nhân viên có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?

Nhiều doanh nghiệp vẫn giữ quan điểm sai lầm rằng hàng hóa mua về dùng để tặng nội bộ, không thu tiền thì không cần xuất hóa đơn đầu ra. Đây là rủi ro pháp lý rất lớn có thể dẫn đến việc bị xử phạt hành chính về thuế.

Căn cứ theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử:

"Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này."

Theo quy định trên, dù hàng hóa quà tặng mua ngoài hay do doanh nghiệp tự sản xuất, khi xuất tặng cho người lao động dịp 20/10, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử.

Hành vi không lập hóa đơn đối với hàng cho, biếu, tặng sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định pháp luật hiện hành, đồng thời bị truy thu thuế GTGT đầu ra tương ứng.

Xuất hóa đơn tặng quà 20-10 cho nhân viên

Hướng dẫn nguyên tắc và cách xuất hóa đơn quà tặng 20/10

Để hóa đơn quà tặng hợp lệ và đúng chuẩn quy định tại Điều 9 và Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, kế toán cần nắm vững các tiêu thức kỹ thuật sau:

1. Thời điểm lập hóa đơn quà tặng

Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa cho, biếu, tặng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người nhận. Doanh nghiệp tổ chức trao quà cho nhân viên vào ngày nào thì trên hóa đơn điện tử phải thể hiện đúng ngày đó.

2. Thông tin người mua hàng

Trường hợp doanh nghiệp xuất hóa đơn quà tặng cho người lao động, tại chỉ tiêu người mua có thể xử lý linh hoạt:

• Nếu xuất riêng cho từng cá nhân: Ghi rõ họ tên của nhân viên nhận quà, mã số thuế cá nhân (nếu có).

• Nếu tặng đồng loạt cho cán bộ công nhân viên: Chỉ tiêu tên người mua ghi "Nhân viên công ty" hoặc "Người mua không lấy hóa đơn".

3. Tên hàng hóa, dịch vụ

Ghi đúng tên thực tế của mặt hàng quà tặng được trao, không ghi chung chung. Ví dụ:

• Hộp quà tặng 20/10 cho nhân viên nữ

• Hoa tươi chúc mừng ngày Phụ nữ Việt Nam

• Bộ mỹ phẩm chăm sóc da tặng nhân viên

4. Giá tính thuế và thuế suất thuế GTGT

• Giá tính thuế GTGT: Căn cứ quy định thuế GTGT hiện hành, giá tính thuế đối với hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng là giá tính thuế giá trị gia tăng của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động tặng quà.

• Thuế suất thuế GTGT: Áp dụng đúng mức thuế suất theo quy định của mặt hàng quà tặng đó tại thời điểm xuất quà (thuế suất 8% hoặc 10% tùy danh mục hàng hóa).

• Tiền thuế GTGT: Doanh nghiệp phải tính và kê khai nộp thuế GTGT đầu ra theo quy định.

Xem thêm: Chính sách mới tháng 10/2026: 7 quy định đáng chú ý người dân và doanh nghiệp cần biết

Quy trình lập hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê chi tiết quà tặng

Đối với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, việc xuất hóa đơn riêng cho từng nhân viên sẽ gây lãng phí thời gian và chi phí hóa đơn. Doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn tổng hợp kèm theo bảng kê chi tiết danh sách quà tặng.

Quy định lập bảng kê kèm hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

Quà tặng 20/10 bằng hiện vật có phải đóng thuế TNCN không?

Vấn đề nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đối với quà tặng hiện vật cho người lao động được quy định rất cụ thể tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Căn cứ theo điểm i và điểm k khoản 2 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công bao gồm:

• Các khoản thưởng bằng tiền hoặc không bằng tiền dưới mọi hình thức do người sử dụng lao động chi trả.

• Các khoản lợi ích khác mà người sử dụng lao động chi cho người lao động trong các ngày nghỉ, lễ, kỷ niệm.

Như vậy, hiện vật quà tặng ngày 20/10 (như son môi, mỹ phẩm, đồ gia dụng, thiết bị công nghệ...) được xác định là khoản thưởng không bằng tiền hoặc lợi ích khác có tính chất tiền lương, tiền công. Do đó, khoản quà tặng này thuộc diện chịu thuế TNCN.

Về phương thức quy đổi giá trị tính thuế: Căn cứ Điều 17 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, thu nhập nhận được không bằng tiền phải được quy đổi ra tiền đồng Việt Nam theo giá trị giao dịch thông thường trên thị trường của sản phẩm đó hoặc sản phẩm tương đương tại thời điểm phát sinh thu nhập. Giá trị này sẽ được cộng vào thu nhập chịu thuế của người lao động trong tháng để tính thuế TNCN theo Biểu lũy tiến từng phần.

Điều kiện để chi phí quà tặng 20/10 được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN

Khoản chi mua quà tặng 20/10 cho nhân viên mang tính chất chi phúc lợi cho người lao động. Để khoản chi này được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời 3 điều kiện:

1. Khống chế trần chi phúc lợi: Tổng số chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động trong năm (bao gồm chi đám hiếu, hỷ, nghỉ mát, quà tặng các ngày lễ, tết, 20/10, 8/3...) không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

2. Chứng từ thanh toán hợp lệ: Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn mua quà tặng đầu vào có giá trị từ mức luật định trở lên.

3. Bộ hồ sơ chứng minh thực tế phát sinh đầy đủ:

   • Quyết định hoặc thông báo của Giám đốc/Công đoàn về việc tặng quà 20/10 cho nhân viên.

   • Quy chế tài chính hoặc Thỏa ước lao động tập thể quy định rõ chế độ phúc lợi ngày 20/10.

   • Hóa đơn điện tử mua hàng hóa quà tặng đầu vào hợp pháp.

   • Danh sách nhân viên nữ nhận quà có đầy đủ chữ ký xác nhận thực tế.

   • Hóa đơn điện tử đầu ra xuất cho hoạt động biếu tặng kèm bảng kê chi tiết.

Hướng dẫn định khoản kế toán chi phí quà tặng 20/10

Tùy thuộc vào nguồn kinh phí sử dụng (Quỹ phúc lợi hay Chi phí sản xuất kinh doanh), kế toán thực hiện hạch toán theo hệ thống tài khoản Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC như sau:

Trường hợp 1: Sử dụng chi phí sản xuất kinh doanh (Tính vào chi phí hợp lý)

Khi mua quà tặng về dùng ngay cho hoạt động 20/10:

• Nợ TK 641, 642: Giá trị quà tặng chưa bao gồm thuế GTGT

• Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

• Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền thanh toán

Khi lập hóa đơn xuất quà tặng và xác định thuế GTGT đầu ra:

• Nợ TK 641, 642: Tiền thuế GTGT đầu ra của hàng biếu tặng

• Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Trường hợp 2: Sử dụng Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 353)

Khi mua hàng dùng để tặng nhân viên từ Quỹ phúc lợi:

• Nợ TK 3532 (Quỹ phúc lợi): Toàn bộ tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào nếu không được khấu trừ)

• Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền thanh toán

Khi xuất hóa đơn quà tặng:

• Nợ TK 3532: Tiền thuế GTGT đầu ra phát sinh

• Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

4 sai sót thường gặp khi xuất hóa đơn quà tặng doanh nghiệp cần tránh

Trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế, cơ quan thuế thường rà soát rất kỹ các khoản chi phúc lợi và hàng biếu tặng. Dưới đây là các lỗi kế toán thường mắc phải:

• Bỏ sót hóa đơn đầu ra: Doanh nghiệp kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi mua quà nhưng không xuất hóa đơn đầu ra khi trao quà cho người lao động.

• Xuất hóa đơn sai thời điểm: Mua và phát quà vào ngày 20/10 nhưng gom lại đến ngày cuối tháng hoặc cuối quý mới xuất hóa đơn.

• Thiếu danh sách ký nhận: Hóa đơn mua vào và quyết định tặng quà có đầy đủ nhưng không có danh sách nhân viên thực tế ký nhận, dẫn đến nguy cơ bị loại toàn bộ chi phí khi quyết toán thuế TNDN.

• Không cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN: Bỏ quên việc quy đổi hiện vật để tính thuế TNCN cho người lao động nhận quà.

Đồng hành cùng Kế Toán Thuế Ngọc Vân - Tối ưu và bảo vệ chi phí doanh nghiệp

Nghiệp vụ xuất hóa đơn và xử lý chi phí cho biếu tặng đòi hỏi sự liên kết chặt chẽ giữa hồ sơ pháp lý nội bộ, chứng từ thanh toán và quy định thuế mới nhất. Một sai sót nhỏ về thời điểm lập hóa đơn hay thiếu sót bảng kê đều có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế và xử phạt không đáng có.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp kiểm soát rủi ro thuế toàn diện, Kế Toán Thuế Ngọc Vân cung cấp các dịch vụ chuyên sâu:

• Dịch vụ kế toán thuế trọn gói: Thực hiện toàn bộ quy trình kê khai thuế hàng tháng/quý, tư vấn tối ưu chi phí hợp lý, lập báo cáo tài chính và trực tiếp giải trình khi cơ quan thuế quyết toán.

• Dịch vụ gỡ rối, dọn dẹp và rà soát sổ sách kế toán: Kiểm tra toàn bộ hệ thống hóa đơn đầu vào, đầu ra, phát hiện sai sót về chi phí phúc lợi, hóa đơn cho biếu tặng và khắc phục kịp thời trước kỳ thanh kiểm tra.

Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp với Kế Toán Ngọc Vân để được hỗ trợ tư vấn chi tiết:

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ DOANH NGHIỆP NGỌC VÂN

• Hotline: 0941 233 469 | Zalo: 0789 368 883

• Email: [email protected]

• Fanpage: Kế Toán Thuế Ngọc Vân

• Trụ sở chính: Tầng 3, Số 69 Nguyễn Tất Tố, Lê Chân, Hải Phòng.

• Chi nhánh: Tầng 6, Số 2 Ngõ 18, Nguyễn Cơ Thạch, Từ Liêm, Hà Nội

• Chi nhánh: Số 88, Đường 20/8, Phường Hà Giang 1, Tuyên Quang