Khi khách hàng trả lại sản phẩm hoặc đổi hàng, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn trả lại hàng để ghi nhận giao dịch này. Nhiều doanh nhân vẫn không rõ liệu có phải lập hóa đơn khi nhận hàng trả lại, cách thức xuất hóa đơn trả lại hàng đúng theo quy định, hay những hành động nào sẽ bị xử phạt nếu vi phạm. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, tránh sai sót khi xuất hóa đơn trả lại hàng tại Hải Phòng, Hà Nội, Hà Giang và các tỉnh khác.

Khách Trả Lại Hàng Có Bắt Buộc Phải Xuất Hóa Đơn Trả Lại Hàng Không?

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Quy định này cũng áp dụng cho các trường hợp đặc biệt, bao gồm cả xuất hóa đơn trả lại hàng khi khách hàng hoàn trả sản phẩm.

Điều này có nghĩa trường hợp trả lại hàng hóa là bắt buộc phải lập hóa đơn. Đây không phải là tuỳ chọn mà là yêu cầu pháp luật để đảm bảo tính minh bạch, tính hợp pháp trong quản lý tài chính và thuế. Cơ quan thuế có quyền kiểm tra, xác minh, và xử phạt nếu doanh nghiệp không lập hóa đơn trong những trường hợp này.

Lưu ý quan trọng: Bắt buộc phải có chứng từ và tài liệu đầy đủ khi trả lại hàng hóa (hoá đơn gốc, biên bản trả lại, lý do trả lại, v.v.). Những chứng từ này phải được lưu giữ cẩn thận tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra.

Có bắt buộc xuất hóa đơn trả lại hàng không?

Hướng Dẫn Chi Tiết Xuất Hóa Đơn Trả Lại Hàng Theo Nghị Định 70

Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định ba trường hợp chính khi xuất hóa đơn trả lại hàng. Tùy theo tình huống cụ thể, người bán hoặc người mua sẽ là người chịu trách nhiệm lập hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp.

Trường Hợp 1: Trả Lại Hàng Hóa Thông Thường (Người Bán Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh)

Khi khách hàng trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị), quy tắc chung là người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh và giao cho người mua. Hóa đơn điều chỉnh này sẽ ghi nhận sự thay đổi về giá trị, số lượng, hay các thông tin khác liên quan đến hóa đơn gốc.

Tuy nhiên, pháp luật cũng cho phép các bên có thỏa thuận khác: nếu cả hai bên đã thỏa thuận bằng văn bản, người mua có thể lập hóa đơn điện tử khi trả lại hàng cho người bán. Trong trường hợp này, người mua sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của hóa đơn, và cả hai bên (người mua và người bán) phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế theo quy định.

Điểm cần nhớ: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ tham chiếu đến hóa đơn gốc (số ký hiệu, ngày, tháng, năm hóa đơn gốc) để cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra và xác minh. Trường hợp không ghi rõ có thể bị coi là lập hóa đơn không đúng quy định.

Trả lại hàng hóa thông thường

Trường Hợp 2: Trả Lại Hàng Hóa Là Tài Sản Đã Đăng Ký

Nếu hàng hóa trả lại là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu (như ô tô, máy móc công nghiệp, bất động sản, v.v.) và tài sản đó đã được đăng ký theo tên của người mua, quy tắc sẽ khác. Trong trường hợp này, nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, thì người mua phải lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.

Việc này đảm bảo rằng người mua (người có tên đăng ký tài sản) chịu trách nhiệm pháp lý về giao dịch trả lại. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng trường hợp này thường áp dụng cho các giao dịch B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp) hoặc khi khách hàng là tổ chức có yêu cầu riêng về quản lý tài sản.

Trường Hợp 3: Hoàn Phí Bảo Hiểm và Các Khoản Chi Giảm Khác

Đối với hoàn phí bảo hiểm, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới, hoặc các khoản chi để giảm thu theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm, người bán (công ty bảo hiểm) phải lập hóa đơn điều chỉnh để ghi nhận số tiền hoàn lại cho khách hàng. Căn cứ để lập hóa đơn này là biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn, lý do hoàn, và tham chiếu hóa đơn thu phí gốc.

Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ thông tin hoàn, giảm phí, bao gồm số tiền và lý do. Biên bản hoặc thỏa thuận này phải được lưu giữ cùng với hóa đơn gốc để phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán của cơ quan có thẩm quyền.

Xem thêm: Không có hóa đơn đầu vào có xuất hóa đơn đầu ra được không?

Quy Trình Xuất Hóa Đơn Trả Lại Hàng Đúng Quy Định

Để đảm bảo khi xuất hóa đơn trả lại hàng đều tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp nên thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Xác Nhận Nhu Cầu Trả Lại Và Thu Thập Thông Tin

Khi khách hàng muốn trả lại hàng, doanh nghiệp cần xác nhận lý do trả lại (hàng bị lỗi, không đúng mẫu, hoặc lý do khác). Lúc này, cần thu thập các thông tin cơ bản: số ký hiệu hóa đơn gốc, ngày lập, giá trị, số lượng hàng trả lại, lý do trả lại.

Bước 2: Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh Hoặc Hóa Đơn Trả Lại

Tùy theo trường hợp cụ thể (người bán hay người mua lập), doanh nghiệp hoặc khách hàng tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn này phải tham chiếu rõ ràng đến hóa đơn gốc, ghi rõ số tiền điều chỉnh, lý do điều chỉnh.

Bước 3: Ghi Nhận Kế Toán Và Kê Khai Thuế

Sau khi xuất hóa đơn trả lại, doanh nghiệp cần ghi nhận kế toán đúng thứ tự: nếu là hoàn hàng, cần ghi nhận lại doanh thu giảm; nếu là hàng bị lỗi cần sửa chữa, cần ghi nhận chi phí sửa chữa. Kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp phải phản ánh chính xác sự điều chỉnh này.

Bước 4: Lưu Giữ Chứng Từ

Tất cả các chứng từ liên quan (hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, biên bản nhận hàng trả lại, bảo hành, sửa chữa) phải được lưu giữ đầy đủ theo quy định. Thời hạn lưu giữ là ít nhất 5 năm kể từ ngày lập tài liệu cuối cùng của năm kế toán.

Quy trình xuất hóa đơn trả lại hàng

Xem thêm: Phạt mất hóa đơn – Mức phạt cách xử lý khi doanh nghiệp giải thể

Xuất Hóa Đơn GTGT Hay Hóa Đơn Bán Hàng Khi Trả Lại?

Một câu hỏi thường gặp là: khi xuất hóa đơn trả lại hàng, doanh nghiệp nên dùng hóa đơn GTGT (giá trị gia tăng) hay hóa đơn bán hàng thông thường?

Câu trả lời phụ thuộc vào loại đối tượng người mua trong hóa đơn gốc. Nếu hóa đơn gốc là hóa đơn GTGT (lập cho đối tượng khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ), thì hóa đơn điều chỉnh trả lại cũng phải là hóa đơn GTGT. Nếu hóa đơn gốc là hóa đơn bán hàng thông thường (lập cho khách hàng không phải đối tượng khai thuế GTGT), thì hóa đơn trả lại cũng là hóa đơn bán hàng thông thường.

Điều này đảm bảo sự nhất quán giữa hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh, tránh gây ra sai sót trong kế toán và kê khai thuế. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính phù hợp này khi kiểm tra hồ sơ của doanh nghiệp.

Hóa Đơn Trả Lại Hàng Ảnh Hưởng Đến Tính Toán Thuế Như Thế Nào?

Khi xuất hóa đơn trả lại hàng, doanh số bán hàng của doanh nghiệp sẽ bị giảm lại, tương ứng với giá trị hàng trả lại. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến:

Ảnh Hưởng Đến Thuế GTGT

Nếu hàng trả lại là từ một hóa đơn GTGT, lợi suất GTGT của doanh nghiệp sẽ giảm. Doanh nghiệp có thể không được khấu trừ GTGT đầu vào (nếu chưa khấu trừ) hoặc phải hoàn trả GTGT đầu ra đã nộp (nếu đã khấu trừ). Điều này phụ thuộc vào thời điểm xuất hóa đơn trả lại và kỳ khai thuế GTGT của doanh nghiệp.

Ảnh Hưởng Đến Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp

Giảm doanh số bán hàng có nghĩa là giảm doanh thu, do đó giảm lợi nhuận tính toán để xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Tuy nhiên, nếu hàng trả lại có liên quan đến chi phí sửa chữa, bảo hành, doanh nghiệp có thể được ghi nhận thêm chi phí này, làm giảm tính toán thuế TNDN tiếp theo.

Lưu ý: Giảm doanh thu do xuất hóa đơn trả lại hàng có thể ảnh hưởng đến các chỉ tiêu tài chính, lợi suất, và các khoản đóng góp thuế của doanh nghiệp. Cần cập nhật chính xác trong báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm.

Xem thêm: Chính Sách Kế Toán Mới 2026: Những Thay Đổi Bắt Buộc Chủ Doanh Nghiệp Phải Nắm Rõ

Những Lỗi Thường Gặp Khi Xuất Hóa Đơn Trả Lại Hàng

Dưới đây là những sai sót phổ biến mà doanh nghiệp thường mắc phải, dẫn đến phạt tiền hoặc gián đoạn hoạt động:

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Xuất Hóa Đơn Trả Lại Hàng

Câu Hỏi 1: Nếu khách hàng trả lại hàng nhưng chưa thanh toán hóa đơn gốc, có phải lập hóa đơn trả lại không?

Trả lời: Có, vẫn phải lập hóa đơn trả lại. Việc thanh toán hay chưa thanh toán không ảnh hưởng đến yêu cầu lập hóa đơn. Hóa đơn trả lại sẽ ghi nhận sự điều chỉnh doanh số bán hàng, và phần tiền chưa thanh toán sẽ được xử lý riêng biệt (tiếp tục yêu cầu thanh toán hoặc xóa nợ tùy thỏa thuận).

Câu Hỏi 2: Thời gian xuất hóa đơn trả lại hàng là bao lâu sau khi khách hàng trả lại?

Trả lời: Không có quy định cụ thể về thời gian tối đa. Tuy nhiên, các best practice khuyến cáo nên lập hóa đơn trả lại trong vòng 5-7 ngày làm việc sau khi nhận hàng trả lại. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác của kế toán và tránh nhầm lẫn trong kiểm tra thuế.

Câu Hỏi 3: Có được lập một hóa đơn trả lại cho nhiều lần trả hàng không?

Trả lời: Không khuyến khích. Mỗi hóa đơn trả lại nên tương ứng với một lần trả hàng cụ thể, tham chiếu rõ ràng đến hóa đơn gốc. Nếu gộp nhiều lần trả lại vào một hóa đơn, sẽ gây khó khăn trong kiểm tra, xác minh, và có thể bị coi là lập hóa đơn không đúng quy định.

Câu Hỏi 4: Nếu doanh nghiệp quên lập hóa đơn trả lại khi nhận hàng từ khách, hiện tại có thể bổ sung được không?

Trả lời: Có thể, nhưng cần thực hiện trong thời gian sớm nhất có thể. Doanh nghiệp nên lập hóa đơn điều chỉnh với ngày lập là ngày dự kiến trả lại (hoặc ngày gần nhất có thể xác minh), kèm theo lý do bổ sung. Cần giải thích cho cơ quan thuế nếu bị hỏi tại sao hóa đơn lập trễ. Tốt nhất là lập biên bản nội bộ để giải thích sự chậm trễ này.

Câu Hỏi 5: Hóa đơn trả lại có được cộng vào doanh thu để tính lương, thưởng cho nhân viên bán hàng không?

Trả lời: Không nên. Trong kế toán quản lý, hóa đơn trả lại thường được ghi nhận là giảm doanh số bán hàng thực. Chính sách lương, thưởng của doanh nghiệp thường dựa trên doanh số thực tế sau khi điều chỉnh trả lại. Tuy nhiên, tuỳ chính sách riêng của từng công ty, có thể có cách tính khác. Cần rõ ràng hoá với nhân viên từ lúc tuyển dụng.

Xem thêm: Chính Sách Kế Toán Mới 2026: Những Thay Đổi Bắt Buộc Chủ Doanh Nghiệp Phải Nắm Rõ

Dịch Vụ Kế Toán Thuế Uy Tín - Chuyên Nghiệp

Quá trình xuất hóa đơn trả lại hàng có thể phức tạp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ vừa, startup mới thành lập, hoặc doanh nghiệp FDI không quen với quy định thuế Việt Nam. Để tránh sai sót, doanh nghiệp nên tìm kiếm hỗ trợ từ đơn vị tư vấn kế toán thuế chuyên nghiệp.

Đội ngũ nhân sự Kế toán thuế Ngọc Vân

Kế Toán Thuế Ngọc Vân cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói bao gồm hỗ trợ quản lý hóa đơn, xuất hóa đơn trả lại hàng, kê khai thuế đúng quy định cho doanh nghiệp tại Hải Phòng, Hà Nội, Hà Giang và các tỉnh lân cận. Chúng tôi giúp:

• Xây dựng quy trình xuất hóa đơn trả lại hàng phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp
• Lập hóa đơn điều chỉnh đúng theo Nghị định 70/2025 và các quy định liên quan
• Ghi nhận kế toán và kê khai thuế chính xác sau mỗi lần trả hàng
• Lưu giữ chứng từ theo quy định, sẵn sàng cho kiểm tra thuế
• Cấp báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm phản ánh đầy đủ tất cả giao dịch trả lại

Ngoài ra, chúng tôi cũng cung cấp các dịch vụ như: hoàn thuế, thay đổi đăng ký kinh doanh, thành lập doanh nghiệp, đào tạo kế toán, tuyển dụng nhân viên kế toán tại Hải Phòng, Hà Nội, Hà Giang.

Công ty TNHH Dịch vụ Doanh nghiệp Ngọc Vân

• Hotline: 0941 233 469 | Zalo: 0789 368 883
• Website: vnyuyun.com
• Email: ttv@vnyuyun.com
• Wechat: Vnyuyun
• Fanpage: Kế Toán Thuế Ngọc Vân
• Địa chỉ:
  • Tầng 3, Số 69 Nguyễn Tất Tố, Phường Lê Chân, Hải Phòng
  • Tầng 6, Số 2 Ngõ 18, Nguyễn Cơ Thạch, Từ Liêm, Hà Nội
  • Số 88, Đường 20/8, Phường Hà Giang 1, Tuyên Quang

Xem thêm: Tư Vấn Thuế Doanh Nghiệp Chuyên Nghiệp Tại Hải Phòng, Hà Nội, Hà Giang

Kết luận

Xuất hóa đơn trả lại hàng là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật thuế Việt Nam. Doanh nghiệp phải lập hóa đơn khi khách hàng trả lại, đổi hàng, hoặc hoàn phí. Tuỳ theo loại hàng hóa và tình huống cụ thể, người bán hoặc người mua sẽ chịu trách nhiệm lập hóa đơn. Sai sót trong xuất hóa đơn trả lại hàng có thể dẫn đến phạt tiền, gián đoạn kinh doanh, hoặc khó khăn trong kiểm tra thuế.

Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup, hoặc doanh nghiệp FDI, nên tìm kiếm hỗ trợ từ đơn vị tư vấn kế toán thuế uy tín. Ngành ngành kế toán thay đổi liên tục, vì vậy cần cập nhật thường xuyên các quy định mới nhất trên thuvienphapluat.vn.