Mỗi dịp cuối năm, việc chuẩn bị quà biếu, thưởng Tết để tri ân nhân sự luôn là hoạt động trọng tâm của hầu hết doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không nắm vững quy định mới, kế toán rất dễ gặp lúng túng trong khâu ghi nhận sổ sách và xác định nghĩa vụ thuế. Bài viết dưới đây từ đội ngũ chuyên gia tại Kế Toán Thuế Ngọc Vân sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán quà Tết cho người lao động chuẩn xác theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, đồng thời làm rõ các vấn đề liên quan đến thuế TNDN và thuế TNCN hiện hành.

1. Nguyên tắc chung khi hạch toán quà Tết cho người lao động

Theo hướng dẫn tại Thông tư 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, phương pháp hạch toán quà Tết cho người lao động sẽ phụ thuộc trực tiếp vào hai yếu tố cốt lõi là hình thức quà tặng (tiền mặt/chuyển khoản hay hiện vật) và nguồn kinh phí chi trả (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hay trích từ Quỹ khen thưởng, phúc lợi).

Cụ thể, nguyên tắc xử lý kế toán được phân tách rõ ràng như sau:

• Đối với quà Tết bằng tiền: Kế toán thực hiện ghi nhận tương tự như khoản tiền thưởng phải trả cho người lao động thông qua Tài khoản 334.

• Đối với quà Tết bằng hàng hóa, sản phẩm: Doanh nghiệp phải phản ánh nghiệp vụ theo đúng bản chất của một giao dịch bán hàng thông thường, bao gồm cả việc ghi nhận giá vốn và doanh thu nội bộ từ nguồn quỹ phúc lợi.

Hạch toán quà Tết cho người lao động

2. Chi tiết cách hạch toán quà Tết cho người lao động theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Tùy vào chính sách đãi ngộ thực tế của từng đơn vị, kế toán áp dụng định khoản cho từng trường hợp dưới đây:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp tặng quà Tết bằng tiền

Khi doanh nghiệp quyết định chi tiền mặt hoặc chuyển khoản trực tiếp để tặng quà Tết cho cán bộ nhân viên, bút toán ghi nhận sẽ chia làm 2 nhánh dựa trên nguồn chi:

Nhánh A: Khoản chi được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh

• Khi xác định số tiền quà Tết phải trả cho người lao động theo từng bộ phận:

  • Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642, 241...

  • Có TK 334 - Phải trả người lao động

• Khi thực hiện chi trả tiền quà Tết:

  • Nợ TK 334 - Phải trả người lao động

  • Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)

Nhánh B: Khoản chi được trang trải từ Quỹ khen thưởng, phúc lợi

• Khi trích quỹ để xác định số phải trả nhân viên:

  • Nợ TK 3531 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi

  • Có TK 334 - Phải trả người lao động

• Khi xuất quỹ chi trả thực tế:

  • Nợ TK 334 - Phải trả người lao động

  • Có TK 111, 112...

Trường hợp 2: Doanh nghiệp tặng quà Tết bằng hàng hóa hoặc sản phẩm

Nếu doanh nghiệp xuất kho thành phẩm, hàng hóa để làm giỏ quà biếu tặng nhân viên và nguồn kinh phí được lấy từ Quỹ khen thưởng, phúc lợi, kế toán bắt buộc phải hạch toán đồng thời hai bút toán giá vốn và doanh thu như giao dịch bán hàng:

• Bút toán 1: Ghi nhận giá vốn hàng xuất tặng

  • Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

  • Có TK 155 (Thành phẩm) hoặc Có TK 156 (Hàng hóa)

• Bút toán 2: Ghi nhận doanh thu và khoản chi từ Quỹ khen thưởng, phúc lợi

  • Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Tổng giá thanh toán)

  • Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

  • Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu thuộc đối tượng chịu thuế)

Lưu ý nghiệp vụ: Việc xuất hàng hóa làm quà Tết cho người lao động phải tuân thủ đầy đủ quy định về lập hóa đơn giá trị gia tăng đối với hàng hóa biếu, tặng theo quy định quản lý hóa đơn hiện hành.

Cách hạch toán quà tết cho người lao động

Xem thêm: Báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm 2026: Hạn nộp & Cách làm

3. Quà Tết cho người lao động có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

Căn cứ theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi mua quà Tết tặng nhân viên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện pháp lý sau:

1. Tính thực tế: Khoản chi thực tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (được quy định cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính công ty).

2. Tính hợp pháp của chứng từ: Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.

3. Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua quà Tết có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ủy nhiệm chi, chuyển khoản ngân hàng...).

Mức khống chế chi phí phúc lợi cần đặc biệt lưu ý: Quà Tết được xếp vào nhóm khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động. Theo quy định, tổng số chi có tính chất phúc lợi trong năm tính thuế không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm của doanh nghiệp. Phần chi vượt mức trần này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Ví dụ thực tế: Trong năm 2026, Công ty A có quỹ lương thực tế thực hiện cả năm là 10,8 tỷ đồng, tương đương 01 tháng lương bình quân thực tế là 900 triệu đồng. Trong năm, Công ty A phát sinh các khoản chi phúc lợi sau:

• Chi mua quà Tết cho nhân viên: 350 triệu đồng

• Chi tổ chức du lịch nghỉ mát: 400 triệu đồng

• Chi khám sức khỏe định kỳ: 120 triệu đồng

• Chi tổ chức tiệc tất niên: 80 triệu đồng

Phân tích thuế TNDN: Tổng các khoản chi phúc lợi trong năm của Công ty A là 950 triệu đồng, vượt 50 triệu đồng so với mức khống chế 900 triệu đồng. Như vậy, khi quyết toán thuế TNDN năm 2026, Công ty A chỉ được tính 900 triệu đồng vào chi phí được trừ; phần chênh lệch 50 triệu đồng bắt buộc phải điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế.

4. Quà Tết cho người lao động có phải tính thuế TNCN không?

Theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, tiền lương, tiền công và các khoản lợi ích có tính chất tiền lương, tiền công mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động đều thuộc diện chịu thuế TNCN.

Do đó, quà Tết dưới hình thức tiền mặt hay hiện vật đều phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động:

• Đối với quà Tết bằng tiền: Cộng trực tiếp vào thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công trong kỳ chi trả để tính khấu trừ thuế TNCN theo biểu lũy tiến từng phần (hoặc khấu trừ 10% đối với lao động không ký hợp đồng lao động/hợp đồng dưới 3 tháng có mức chi từ 2 triệu đồng/lần trở lên).

• Đối với quà Tết không bằng tiền (giỏ quà, bánh kẹo, phiếu mua hàng/voucher...): Kế toán phải quy đổi giá trị quà tặng ra Đồng Việt Nam theo giá giao dịch thông thường trên thị trường của sản phẩm, dịch vụ đó (hoặc sản phẩm tương đương) tại thời điểm phát sinh thu nhập để cộng vào thu nhập tính thuế.

Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện khấu trừ và kê khai nộp số thuế TNCN đã khấu trừ này vào ngân sách nhà nước theo đúng trình tự quy định tại Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán tiền thưởng cuối năm theo Thông tư 99 mới nhất

Bảng tổng hợp xử lý kế toán và thuế đối với quà Tết

Để giúp bộ phận kế toán dễ dàng đối chiếu và kiểm soát rủi ro trước kỳ quyết toán, dưới đây là bảng tóm tắt các nguyên tắc cốt lõi:

Nắm vững quy trình hạch toán quà Tết cho người lao động theo Thông tư 99/2025/TT-BTC cùng các quy định về thuế TNDN, TNCN mới nhất năm 2026 sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp lệ và tránh hoàn toàn các khoản truy thu, phạt chậm nộp khi cơ quan thuế thanh kiểm tra.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vướng mắc trong việc phân bổ chi phí phúc lợi cuối năm, rà soát tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ hoặc cần chuẩn hóa lại hệ thống sổ sách trước kỳ quyết toán thuế, hãy liên hệ ngay với Dịch vụ kế toán trọn gói và Dịch vụ gỡ rối, dọn dẹp sổ sách kế toán của Kế Toán Thuế Ngọc Vân để được đội ngũ chuyên gia trực tiếp đồng hành và hỗ trợ kịp thời.

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ DOANH NGHIỆP NGỌC VÂN

• Hotline / Zalo tư vấn miễn phí: 0941 233 469 - 0789 368 883

• Email: [email protected]

• Website: https://vnyuyun.com/

• Trụ sở chính: Tầng 3, Số 69 Nguyễn Tất Tố, Lê Chân, Hải Phòng.

• Chi nhánh: Tầng 6, Số 2 Ngõ 18, Nguyễn Cơ Thạch, Từ Liêm, Hà Nội

• Chi nhánh: Số 88, Đường 20/8, Phường Hà Giang 1, Tuyên Quang