Lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm là một trong những nghĩa vụ pháp lý đặc biệt quan trọng mà mọi doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam đều phải tuân thủ nghiêm ngặt. Bước sang giai đoạn mới của năm 2026, với sự cập nhật và thay đổi của hàng loạt thông tư, nghị định về kế toán và thuế, các doanh nghiệp càng cần phải chú ý đến tính đồng bộ giữa dữ liệu báo cáo nhân sự và số liệu trên sổ sách kế toán. Bài viết dưới đây của đội ngũ chuyên gia tại Kế toán Ngọc Vân sẽ hướng dẫn chi tiết cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 trực tuyến, đồng thời cập nhật những lưu ý pháp lý kế toán không thể bỏ qua.

1. Hướng dẫn cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 online

Để tạo điều kiện thuận lợi và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, cơ quan nhà nước đã đẩy mạnh số hóa thủ tục hành chính. Người sử dụng lao động có thể nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Dưới đây là 11 bước thao tác trực tuyến chi tiết nhất:

Bước 1: Bộ phận nhân sự hoặc kế toán doanh nghiệp truy cập trực tiếp vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Bước 2: Cắm thiết bị ký số (USB Token) của doanh nghiệp vào máy tính để đăng nhập tài khoản. Nếu đơn vị chưa có tài khoản, hãy tiến hành đăng ký mới theo hướng dẫn của hệ thống.

Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, tại giao diện chính, chọn chức năng "Dịch vụ công trực tuyến". Nhập cụm từ “Báo cáo tình hình sử dụng lao động” lên thanh tìm kiếm và click chọn “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.

Bước 4: Lựa chọn chính xác thủ tục và bấm vào mục "Nộp trực tuyến".

Bước 5: Bắt đầu kê khai thông tin. Cần chú ý lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Nội vụ (hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tùy theo phân cấp tiếp nhận trên hệ thống) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện.

Bước 6: Rà soát lại tính chính xác của dữ liệu và bấm vào nút "Đăng ký" để hệ thống tự ghi nhận thông tin bước đầu.

Bước 7: Khi màn hình hiện lên bảng thông báo với nội dung "Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công" thì bấm nút "Thoát" để kết thúc công đoạn liên thông thủ tục.

Bước 8: Chuyển sang phần mềm kê khai Bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp nhập biểu mẫu khai báo sự biến động lao động và gửi hồ sơ bằng chữ ký số trên hệ thống bảo hiểm xã hội.

Bước 9: Cán bộ bảo hiểm xã hội sẽ tiếp nhận và tiến hành xử lý hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội của đơn vị.

Bước 10: Lúc này, hệ thống Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động liên kết và lấy dữ liệu lao động từ cơ sở dữ liệu của cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bước 11: Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động trích xuất và gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo đúng kỳ báo cáo do cơ quan quản lý quy định, hoàn tất quy trình báo cáo một cách nhanh chóng.

2. Hướng dẫn nộp báo cáo trực tiếp

Trong trường hợp gặp trục trặc kỹ thuật hoặc người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp hoàn toàn có thể gửi báo cáo bằng bản giấy.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động

Doanh nghiệp điền thông tin theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và nộp trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền, đồng thời thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh.
Khi kê khai, cần phân định rõ các vị trí việc làm thành 4 nhóm chính:

• (1) Nhà quản lý;
• (2) Chuyên môn kỹ thuật bậc cao (yêu cầu trình độ đại học trở lên);
• (3) Chuyên môn kỹ thuật bậc trung (yêu cầu trình độ cao đẳng, trung cấp); và
• (4) Khác (lao động phổ thông).

Đặc biệt, đối với doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp, khu kinh tế, ngoài việc báo cáo cho Sở có thẩm quyền và cơ quan BHXH, doanh nghiệp còn phải nộp báo cáo cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

3. Chế tài xử phạt nếu không nộp báo cáo sử dụng lao động 2026

Quy định pháp luật rất nghiêm ngặt đối với trách nhiệm báo cáo của doanh nghiệp. Theo quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động hiện hành (Nghị định 12/2022/NĐ-CP), hành vi không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm đúng hạn (trước ngày 05/06) sẽ bị phạt vi phạm hành chính bằng tiền từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng. Hơn thế nữa, sự sai sót này còn làm tăng nguy cơ doanh nghiệp bị đưa vào danh sách thanh tra toàn diện về lao động, bảo hiểm và thuế.

4. Giải pháp Kế toán thuế chuyên nghiệp

Giữa sự phức tạp của các thủ tục hành chính, từ việc lập Bảng thanh toán tiền lương chuẩn chỉnh theo Thông tư 99/2025/TT-BTC cho đến các quy định quyết toán phức tạp tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, việc xây dựng một bộ máy kế toán vững mạnh tiêu tốn rất nhiều nguồn lực. Giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để bài toán này chính là sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp bên ngoài. Sử dụng dịch vụ kế toán, kiểm toán của chúng tôi, Doanh nghiệp sẽ không phải thiết lập một phòng kế toán, từ đó Doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm một khoản chi phí phát sinh không nhỏ liên quan đến lương, bảo hiểm, thuế TNCN, chế độ phúc lợi, thưởng.

Đội ngũ nhân sự của chúng tôi có hơn 30 chuyên viên chất lượng, năng động và sáng tạo. Với cơ cấu trình độ nhân sự 90% là đại học và sau đại học rất chuyên nghiệp. Kế toán Ngọc Vân cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, kế toán thuế, hoàn thuế chuyên nghiệp. Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn thành lập doanh nghiệp, cung cấp chữ ký số, hóa đơn điện tử.

Kế toán thuế Ngọc Vân được khách hàng tin tưởng và lựa chọn

Để nhận được sự hỗ trợ chuyên sâu, quý khách hàng vui lòng liên hệ:

• Hotline: 0941 233 469 (zalo: 0789 368 8830

• Wechat: vnyuyun

• Fanpage: Kế Toán Thuế Ngọc Vân

• Trụ sở Hải Phòng: Số 69 Nguyễn Tất Tố, Lê Chân, Hải Phòng.

• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 6, Số 2 Ngõ 18, Nguyễn Cơ Thạch, Từ Liêm, Hà Nội

• Chi nhánh Tuyên Quang: Số 88, Đường 20/8, Phường Hà Giang 1, Tuyên Quang