Nộp thuế TNCN theo quý giúp doanh nghiệp giảm đáng kể tần suất kê khai và tối ưu quản lý dòng tiền. Nhiều đơn vị vẫn gặp khó khăn khi xác định điều kiện, thời hạn và cách lập tờ khai chính xác theo quy định mới. Bài viết cung cấp hướng dẫn chi tiết, căn cứ pháp lý rõ ràng cùng các lưu ý thực tiễn để thực hiện đúng và hạn chế rủi ro.

Cơ sở pháp lý của việc nộp thuế TNCN theo quý

Việc nộp thuế TNCN theo quý được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 44), Nghị định 126/2020/NĐ-CP (Điều 8 và Điều 9, được sửa đổi bởi Nghị định 373/2025/NĐ-CP), Thông tư 80/2021/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn mới có hiệu lực từ năm 2026 như Thông tư 89/2026/TT-BTC, Nghị định 252/2026/NĐ-CP.

Theo quy định, thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện khấu trừ tại nguồn do tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện. Nguyên tắc chung là kê khai theo tháng. Tuy nhiên, người nộp thuế được lựa chọn kê khai theo quý nếu đáp ứng tiêu chí khai thuế GTGT theo quý.

Cụ thể tại điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP (sửa đổi): Người nộp thuế thuộc diện khai thuế TNCN theo tháng nếu đủ điều kiện khai thuế GTGT theo quý thì được lựa chọn khai thuế TNCN theo quý. Việc lựa chọn này được xác định một lần kể từ quý đầu tiên phát sinh nghĩa vụ và áp dụng ổn định trong cả năm dương lịch.

Từ ngày 01/07/2026, theo khoản 1 Điều 22 Thông tư 89/2026/TT-BTC, tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khai thuế TNCN từ tiền lương, tiền công theo quý và quyết toán theo năm. Đây là điểm chuyển biến quan trọng nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Cơ sở pháp lý việc nộp thuế TNCN theo quý

Xem thêm: Khấu trừ 10% thuế TNCN – Quy định mới nhất và thời điểm áp dụng

Điều kiện được phép nộp thuế TNCN theo quý

Doanh nghiệp được lựa chọn nộp thuế TNCN theo quý khi thỏa mãn các điều kiện sau:

• Tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống (xác định trên cơ sở tổng doanh thu ghi trên các tờ khai thuế GTGT trong năm dương lịch).
• Đủ điều kiện và đang hoặc lựa chọn khai thuế GTGT theo quý.
• Đối với doanh nghiệp mới thành lập: Được quyền lựa chọn khai theo quý ngay từ đầu. Sau khi hoạt động đủ 12 tháng, cơ quan thuế sẽ căn cứ doanh thu thực tế của năm đủ 12 tháng để xác định kỳ kê khai cho năm tiếp theo.

Trường hợp đang khai theo tháng và muốn chuyển sang quý, doanh nghiệp phải gửi văn bản đề nghị thay đổi kỳ tính thuế (theo mẫu tại Phụ lục I Nghị định 126/2020/NĐ-CP) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất ngày 31/01 của năm bắt đầu áp dụng. Nếu không gửi đúng hạn, tiếp tục khai theo tháng trong cả năm đó.

Người nộp thuế có trách nhiệm tự xác định điều kiện. Nếu đã khai theo quý nhưng sau đó không còn đủ điều kiện, phải chuyển sang khai theo tháng kể từ tháng đầu của quý tiếp theo, nộp lại hồ sơ khai thuế theo tháng của các quý trước và tính tiền chậm nộp theo quy định.

Thời hạn nộp tờ khai và nộp tiền thuế TNCN theo quý

Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 và khoản 3 Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quý là chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Các mốc thời hạn cụ thể thường áp dụng:

• Quý I (01/01 – 31/03): chậm nhất ngày 30/4.
• Quý II (01/04 – 30/06): chậm nhất ngày 31/7.
• Quý III (01/07 – 30/09): chậm nhất ngày 31/10.
• Quý IV (01/10 – 31/12): chậm nhất ngày 31/01 năm sau.

Nếu thời hạn trùng ngày nghỉ lễ hoặc cuối tuần, thời hạn được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo theo quy định tại Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC và Bộ luật Dân sự. Đối với hồ sơ nộp điện tử, hệ thống tiếp nhận 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần.

Thời hạn nộp tiền thuế (nếu phát sinh số phải nộp) thường trùng với thời hạn nộp tờ khai. Việc chậm nộp sẽ bị tính tiền chậm nộp theo quy định của Luật Quản lý thuế.

Xem thêm: Không Phải Nộp Thuế TNCN Có Phải Quyết Toán Không? Hướng Dẫn Chi Tiết 2026

Hồ sơ và trình tự thực hiện nộp thuế TNCN theo quý

Hồ sơ khai thuế TNCN theo quý của tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công bao gồm:

• Tờ khai thuế thu nhập cá nhân mẫu 05/KK-TNCN (hoặc mẫu tương ứng theo quy định mới nhất).
• Phụ lục bảng kê chi tiết (nếu có yêu cầu theo từng kỳ).
• Các chứng từ liên quan đến việc khấu trừ thuế.

Trình tự thực hiện:

1. Tổng hợp toàn bộ thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ của người lao động trong cả quý (cộng dồn số liệu từng tháng, không được bình quân hóa).
2. Lập tờ khai trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (HTKK) hoặc trực tiếp trên hệ thống eTax.
3. Kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng lương, chứng từ khấu trừ và hóa đơn liên quan.
4. Ký số và nộp hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế (thuedientu.gdt.gov.vn), chọn đúng mã thủ tục hành chính tương ứng.
5. Nộp tiền thuế (nếu có) qua các kênh thanh toán được chấp nhận.
6. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ để phục vụ quyết toán năm và công tác thanh tra, kiểm tra sau này.

Lưu ý quan trọng: Trong quý không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không bắt buộc phải nộp tờ khai, trừ trường hợp quý cuối năm hoặc quý phát sinh chia tách, giải thể theo quy định cụ thể.

Hồ sơ & quy trình thực hiện nộp thuế TNCN theo quý

Những sai sót thường gặp và cách phòng tránh khi nộp thuế TNCN theo quý

Thực tế cho thấy một số lỗi phổ biến dẫn đến rủi ro xử phạt:

• Xác định sai điều kiện doanh thu dẫn đến khai sai kỳ (tháng/quý).
• Cộng bình quân thu nhập giữa các tháng thay vì cộng dồn số thuế đã khấu trừ.
• Nộp chậm tờ khai hoặc tiền thuế do không theo dõi sát lịch nghỉ lễ.
• Không cập nhật kịp thời các thay đổi về mẫu tờ khai hoặc quy định mới từ 01/07/2026.
• Thiếu đối chiếu dữ liệu giữa bảng lương và tờ khai, dẫn đến chênh lệch khi quyết toán.

Để phòng tránh, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng, sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp và định kỳ rà soát doanh thu để xác định đúng kỳ kê khai.

Lợi ích và ý nghĩa của việc nộp thuế TNCN theo quý đối với doanh nghiệp

Việc chuyển sang nộp thuế TNCN theo quý mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Giảm tần suất kê khai từ 12 lần xuống còn 4 lần mỗi năm, tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính.
• Giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quản lý dòng tiền và kế hoạch tài chính.
• Phù hợp với xu hướng đơn giản hóa thủ tục hành chính theo các nghị quyết và thông tư mới của Chính phủ và Bộ Tài chính.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quyết toán thuế cuối năm khi dữ liệu đã được tổng hợp theo quý.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần duy trì hệ thống sổ sách, hóa đơn điện tử và dữ liệu khấu trừ thuế đầy đủ, chính xác để đảm bảo tính minh bạch.\

Xem thêm: Điều kiện miễn thuế TNCN đối với tiền lương làm thêm giờ 2026

Kết luận

Nộp thuế TNCN theo quý là lựa chọn phù hợp giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn khi thực hiện đúng điều kiện và quy trình theo quy định pháp luật. Việc nắm vững căn cứ pháp lý và có sự hỗ trợ chuyên nghiệp sẽ giúp hạn chế tối đa rủi ro. Liên hệ ngay Kế toán Ngọc Vân để được tư vấn chi tiết và đồng hành thực hiện chính xác.