Chi phí lương được trừ khi tính thuế TNDN là một trong những khoản chi quan trọng nhất giúp doanh nghiệp giảm thu nhập chịu thuế hợp pháp. Nhiều doanh nghiệp vẫn bị loại chi phí do thiếu hồ sơ hoặc không đáp ứng điều kiện thanh toán. Bài viết phân tích rõ ràng căn cứ pháp lý, điều kiện bắt buộc và cách chuẩn bị hồ sơ để doanh nghiệp tận dụng tối đa quyền lợi này.

Căn cứ pháp lý về chi phí lương được trừ khi tính thuế TNDN

Theo Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ ba điều kiện chung:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên mỗi lần.

Riêng với chi phí tiền lương, tiền công của người lao động, Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định thêm điều kiện đặc thù. Khoản chi phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng do lãnh đạo doanh nghiệp ban hành.

Quy định này áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025 và tiếp tục có hiệu lực trong năm 2026. Doanh nghiệp cần cập nhật để tránh bị xuất toán chi phí khi quyết toán hoặc thanh tra thuế.

Xem thêm: Không Phải Nộp Thuế TNCN Có Phải Quyết Toán Không? Hướng Dẫn Chi Tiết 2026

Điều kiện cụ thể để chi phí lương được trừ khi tính thuế TNDN

Để khoản chi lương được chấp nhận, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời các yêu cầu sau:

• Tiền lương, tiền công đã được chi trả thực tế cho người lao động.
• Có hợp đồng lao động hoặc hình thức giao kết lao động hợp pháp.
• Mức lương và các khoản phụ cấp, thưởng được quy định rõ ràng trong hợp đồng hoặc quy chế nội bộ.
• Đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên mỗi lần, bắt buộc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ủy nhiệm chi, giấy báo nợ ngân hàng).
• Không thuộc các trường hợp bị loại theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Việc trả lương bằng tiền mặt chỉ được chấp nhận với mức dưới 5 triệu đồng mỗi lần và phải có phiếu chi đầy đủ chữ ký của người nhận. Với mức từ 5 triệu đồng trở lên, chuyển khoản là lựa chọn an toàn nhất để đảm bảo chi phí được trừ.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng thời điểm chi trả phải hoàn thành trước hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN. Nếu đến hạn quyết toán mà chưa chi trả, khoản chi sẽ bị loại trừ trường hợp đã trích lập quỹ lương dự phòng (tối đa 17% quỹ tiền lương thực hiện).

Hồ sơ bắt buộc để chứng minh chi phí lương được trừ

Hồ sơ đầy đủ là yếu tố quyết định khi cơ quan thuế kiểm tra. Doanh nghiệp nên chuẩn bị và lưu trữ các tài liệu sau:

• Hợp đồng lao động hoặc văn bản cử lao động nước ngoài (nếu có).
• Thỏa ước lao động tập thể (nếu áp dụng).
• Quy chế tiền lương, quy chế thưởng hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Bảng chấm công hàng tháng.
• Bảng tính lương chi tiết theo từng người lao động.
• Chứng từ thanh toán: phiếu chi (tiền mặt) hoặc ủy nhiệm chi, giấy báo nợ (chuyển khoản).
• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và đóng bảo hiểm xã hội (nếu thuộc diện).

Các tài liệu này phải được lập đúng thời điểm phát sinh và phản ánh đúng thực tế quan hệ lao động. Thiếu bất kỳ chứng từ nào cũng có thể dẫn đến việc chi phí bị loại khi thanh tra.

Hồ sơ bắt buộc để chứng minh chi phí lương được trừ

Xem thêm: Hướng dẫn chuyên sâu nộp thuế TNCN theo quý đúng quy định pháp luật hiện hành

Những khoản chi lương không được trừ khi tính thuế TNDN

Không phải mọi khoản chi liên quan đến người lao động đều được chấp nhận. Các trường hợp phổ biến bị loại gồm:

• Tiền lương đã hạch toán nhưng thực tế chưa chi trả đến hạn nộp hồ sơ quyết toán (trừ quỹ dự phòng 17%).
• Lương, thưởng không ghi rõ điều kiện và mức hưởng trong hợp đồng hoặc quy chế.
• Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ.
• Thù lao trả cho thành viên Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên không trực tiếp tham gia điều hành.
• Các khoản chi phúc lợi vượt quá một tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế.

Phần chi phúc lợi vượt mức sẽ bị loại, bao gồm chi đám hiếu hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ khám chữa bệnh, hỗ trợ học tập hoặc bảo hiểm tự nguyện vượt hạn mức. Doanh nghiệp cần tính toán kỹ quỹ tiền lương thực tế để xác định mức chi hợp lý.

Lưu ý quan trọng khi hạch toán chi phí lương năm 2026

Doanh nghiệp nên thực hiện một số biện pháp để giảm rủi ro:

• Xây dựng và ban hành quy chế lương thưởng trước khi chi trả.
• Ưu tiên trả lương qua chuyển khoản đối với mọi khoản từ 5 triệu đồng trở lên.
• Hoàn thành chi trả trước hạn nộp quyết toán thuế TNDN.
• Lưu trữ hồ sơ điện tử và giấy tờ gốc theo thời hạn quy định.
• Đối chiếu thường xuyên giữa bảng lương, chứng từ ngân hàng và sổ sách kế toán.

Việc trích trước lương tháng 13 hoặc thưởng Tết cần được chi trả kịp thời. Nếu chưa chi đến hạn quyết toán, chỉ phần thuộc quỹ dự phòng mới được chấp nhận.

Vai trò của dịch vụ kế toán chuyên nghiệp

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp khó khăn khi tự theo dõi và hoàn thiện hồ sơ chi phí lương. Sai sót nhỏ có thể dẫn đến bị loại hàng chục triệu đồng chi phí mỗi năm.

Đơn vị dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ:

• Rà soát và hoàn thiện hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng.
• Hướng dẫn quy trình trả lương đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.
• Lập và lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh chi phí.
• Tư vấn xử lý các khoản chi phúc lợi trong hạn mức được trừ.
• Đồng hành trong quá trình quyết toán và làm việc với cơ quan thuế.

Công ty TNHH Dịch vụ Doanh nghiệp Ngọc Vân với kinh nghiệm thực tiễn tại Hải Phòng, Hà Nội và Hà Giang đã hỗ trợ nhiều doanh nghiệp tối ưu chi phí lương hợp pháp, hạn chế rủi ro khi thanh tra.

Xem thêm: Khấu trừ 10% thuế TNCN – Quy định mới nhất và thời điểm áp dụng

Kết luận

Chi phí lương được trừ khi tính thuế TNDN chỉ được chấp nhận khi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện về thực chi, hồ sơ và chứng từ thanh toán. Việc nắm rõ quy định và chuẩn bị hồ sơ từ sớm giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro xuất toán, tối ưu nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần rà soát hồ sơ chi phí lương hoặc tư vấn quyết toán thuế TNDN năm 2026, hãy liên hệ ngay với Kế toán Ngọc Vân để được hỗ trợ chuyên sâu và kịp thời.

Công ty TNHH Dịch vụ Doanh nghiệp Ngọc Vân

• Hotline: 0941 233 469 | Zalo: 0789 368 883
• Website: vnyuyun.com
• Email: ttv@vnyuyun.com
• Wechat: Vnyuyun
• Fanpage: Kế Toán Thuế Ngọc Vân
• Địa chỉ:
  • Tầng 3, Số 69 Nguyễn Tất Tố, Phường Lê Chân, Hải Phòng
  • Tầng 6, Số 2 Ngõ 18, Nguyễn Cơ Thạch, Từ Liêm, Hà Nội
  • Số 88, Đường 20/8, Phường Hà Giang 1, Tuyên Quang