Xác định tỷ giá xuất hóa đơn ngoại tệ là một trong những nghiệp vụ quan trọng khiến nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp băn khoăn khi phát sinh giao dịch mua bán bằng ngoại tệ. Nếu áp dụng sai tỷ giá quy đổi sang Đồng Việt Nam (VND), doanh nghiệp không chỉ đối mặt với nguy cơ kê khai sai nghĩa vụ thuế mà còn chịu chế tài xử phạt hành chính về hóa đơn.

Ngày 05/10/2026, Thuế tỉnh Tây Ninh đã ban hành Công văn số 8289/TNI-QLDN1 nhằm giải đáp cụ thể cách xác định tỷ giá khi lập hóa đơn điện tử cho các nghiệp vụ ngoại tệ phát sinh. Dưới đây là phân tích chi tiết căn cứ pháp lý và hướng dẫn áp dụng thực tế giúp doanh nghiệp thực hiện chuẩn xác.

1. Hướng dẫn xác định tỷ giá xuất hóa đơn ngoại tệ theo Công văn 8289/TNI-QLDN1

Căn cứ nội dung hướng dẫn tại Công văn 8289/TNI-QLDN1 ngày 05/10/2026, việc lập hóa đơn và xác định tỷ giá quy đổi được thực hiện đồng thời theo các quy định về quản lý thuế, nghị định hóa đơn điện tử và chế độ kế toán doanh nghiệp.

Quy định đồng tiền và tỷ giá thể hiện trên hóa đơn điện tử

Theo điểm c.1 Mục 8 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

• Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo đúng quy định của pháp luật về ngoại hối: Đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ; đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ tương ứng.

• Người bán có trách nhiệm đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với Đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Lưu ý pháp lý: Doanh nghiệp chỉ được lập hóa đơn bằng ngoại tệ khi giao dịch đó thuộc các trường hợp được phép thu nhận ngoại tệ trên lãnh thổ Việt Nam theo Pháp lệnh Ngoại hối.

Cách xác định tỷ giá giao dịch thực tế theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Để xác định tỷ giá quy đổi trên hóa đơn và ghi sổ kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào hướng dẫn tại mục 1.2 và mục 1.4 Tài khoản 413 Thông tư 99/2025/TT-BTC:

• Tỷ giá áp dụng: Doanh nghiệp lựa chọn tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch là tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch.

• Tỷ giá xấp xỉ: Doanh nghiệp được phép sử dụng tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình tại ngày giao dịch của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên giao dịch. Tỷ giá xấp xỉ phải đảm bảo mức chênh lệch không vượt quá +/-1% và không làm ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính.

• Trường hợp ngân hàng không công bố tỷ giá ngoại tệ phát sinh: Doanh nghiệp được chọn một loại tiền tệ trung gian để quy đổi sang đồng tiền kế toán, áp dụng nhất quán và thuyết minh rõ ràng trên Báo cáo tài chính.

Nguyên tắc xác định tỷ giá khi nhận trước tiền của người mua

Một trong những vướng mắc lớn nhất của kế toán là xác định tỷ giá khi khách hàng đã thanh toán hoặc tạm ứng trước bằng ngoại tệ.

Công văn 8289/TNI-QLDN1 dẫn chiếu rõ ràng theo quy định tại điểm a mục 1.4.2 Tài khoản 413 Thông tư 99/2025/TT-BTC:

• Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có phát sinh khoản nhận trước tiền của người mua: Doanh thu, thu nhập tương ứng với số tiền nhận trước được áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước tiền của người mua.

• Tuyệt đối không áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm bàn giao hàng hóa, hoàn thành dịch vụ (thời điểm ghi nhận doanh thu) đối với phần tiền đã nhận trước này.

• Đối với phần doanh thu vượt quá số tiền đã nhận trước (nếu có), doanh nghiệp áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm xuất hóa đơn/ghi nhận doanh thu theo quy định.

2. Bảng tổng hợp nguyên tắc áp dụng tỷ giá ngoại tệ khi xuất hóa đơn

3. Nguyên tắc, quyền và trách nhiệm lập hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế 2025

Khoản 5 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 quy định chặt chẽ nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân khi sử dụng hóa đơn điện tử:

• Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán.

• Đảm bảo phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.

• Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và thuế. Thời điểm lập hóa đơn điện tử thực hiện nghiêm ngặt theo quy định của Chính phủ.

• Người nộp thuế có trách nhiệm triển khai hệ thống hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu kết nối, lưu trữ, bảo mật và truy xuất dữ liệu hóa đơn điện tử đúng chuẩn.

• Người mua có quyền và trách nhiệm yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điện tử khi mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định.

Xem thêm: Xuất Hóa Đơn Quà Tặng 20/10: Quy Định Pháp Lý, Cách Viết Và Hạch Toán Chuẩn Xác

4. Các trường hợp bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn doanh nghiệp cần lưu ý

Việc vi phạm nghĩa vụ kê khai thuế, nợ thuế hoặc sai phạm nghiêm trọng về hóa đơn có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Căn cứ khoản 1 Điều 69 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, cơ quan thuế áp dụng biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn trong các trường hợp sau:

• Cơ quan quản lý thuế không đủ điều kiện thực hiện cưỡng chế bằng biện pháp trích tiền từ tài khoản, phong tỏa tài khoản hoặc có căn cứ xác định biện pháp này không có khả năng thu hồi tiền thuế nợ.

• Cơ quan thuế đang thực hiện biện pháp trích tiền/phong tỏa tài khoản nhưng quá 30 ngày kể từ ngày ban hành quyết định mà không thu được hoặc không thu đủ tiền thuế nợ.

• Người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 48 Luật Quản lý thuế 2025.

• Người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 48 Luật Quản lý thuế 2025.

• Cơ quan hải quan hoặc cơ quan nhà nước, tổ chức được giao quản lý thu ngân sách đề nghị cơ quan thuế thực hiện cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn.

Khi bị ngừng sử dụng hóa đơn, toàn bộ hoạt động xuất hóa đơn bán hàng của doanh nghiệp sẽ bị tê liệt, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và dòng tiền kinh doanh.

5. Dịch vụ kế toán thuế và rà soát sổ sách chuyên nghiệp tại Kế Toán Ngọc Vân

Xác định tỷ giá xuất hóa đơn ngoại tệ và quản lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về cả chuẩn mực kế toán lẫn luật thuế hiện hành. Việc áp dụng sai tỷ giá có thể dẫn tới việc cơ quan thuế điều chỉnh lại doanh thu, loại trừ chi phí hợp lý và xử phạt kê khai sai.

Thấu hiểu những khó khăn đó, Kế Toán Thuế Ngọc Vân cung cấp các giải pháp kế toán thuế toàn diện giúp doanh nghiệp an tâm phát triển:

• Dịch vụ kế toán trọn gói: Thực hiện toàn bộ quy trình hạch toán, đối chiếu tỷ giá ngân hàng, xuất hóa đơn đúng chuẩn và lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ.

• Dịch vụ rà soát, dọn dẹp và gỡ rối sổ sách kế toán: Kiểm tra, soát xét lại toàn bộ các hóa đơn ngoại tệ đã xuất, đối chiếu chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ, phát hiện sai sót và khắc phục trước khi cơ quan thuế tiến hành thanh kiểm tra.

Doanh nghiệp đang gặp vướng mắc về xuất hóa đơn ngoại tệ hoặc cần hỗ trợ rà soát hồ sơ thuế, vui lòng liên hệ trực tiếp với Kế Toán Ngọc Vân để được hỗ trợ tận tình:

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ DOANH NGHIỆP NGỌC VÂN

• Hotline / Zalo tư vấn miễn phí: 0941 233 469 - 0789 368 883

• Email: [email protected]

• Website: https://vnyuyun.com/

• Trụ sở chính: Tầng 3, Số 69 Nguyễn Tất Tố, Lê Chân, Hải Phòng.

• Chi nhánh: Tầng 6, Số 2 Ngõ 18, Nguyễn Cơ Thạch, Từ Liêm, Hà Nội

• Chi nhánh: Số 88, Đường 20/8, Phường Hà Giang 1, Tuyên Quang