Hàng ngày, các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ, bán sỉ, hay cung cấp dịch vụ gặp phải tình huống khách hàng trả lại hàng hóa vì không phù hợp, lỗi kỹ thuật, hoặc không đúng yêu cầu. Câu hỏi đặt ra là: khi trả lại hàng, thì xuất loại hóa đơn nào — hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế? Trả lời sai có thể dẫn đến phạt thuế, phạt hành chính, hoặc bị từ chối xử lý.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định hiện hành, áp dụng đúng cách, và tránh rủi ro.

Quy Định Cơ Bản: Hóa Đơn Điều Chỉnh và Hóa Đơn Thay Thế

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC (quy định về xử lý hóa đơn điện tử), khi khách hàng trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, quy trình như sau:

Trường Hợp 1: Người Bán Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh (Nguyên Tắc Chung)

Nguyên tắc chung: Khi khách trả lại hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị), người bán lập hóa đơn điều chỉnh và gửi cho khách.

Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ:

• Số hóa đơn gốc cần điều chỉnh
• Lý do điều chỉnh (trả lại hàng hóa)
• Số lượng, giá trị hàng trả lại (thường ghi âm để giảm doanh thu)
• Tổng tiền sau điều chỉnh

Ví dụ: Khách mua hàng giá 10 triệu đồng, sau đó trả lại 3 triệu. Bạn xuất hóa đơn điều chỉnh ghi: Điều chỉnh giảm 3 triệu, tổng sau điều chỉnh = 7 triệu.

Trường Hợp 2: Khách Hàng Lập Hóa Đơn (Ngoại Lệ Theo Thỏa Thuận)

Ngoại lệ: Nếu có thỏa thuận bằng văn bản giữa bạn và khách hàng, khách hàng có thể lập hóa đơn điện tử khi trả lại hàng và gửi cho bạn. Trong trường hợp này:

• Khách hàng (người mua) là người lập hóa đơn
• Bạn (người bán) vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thuế bình thường
• Thỏa thuận này phải lưu giữ để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu

Các Bước Xuất Hóa Đơn Điều Chỉnh Trả Lại Hàng Hóa

Bước 1: Chuẩn Bị Tài Liệu Minh Chứng

• Hóa đơn gốc (số, ngày lập, nội dung)
• Biên bản trả lại hàng (mô tả hàng trả lại, lý do, ngày)
• Nếu có thỏa thuận, chuẩn bị bản thỏa thuận

Bước 2: Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh

• Trên hệ thống hóa đơn điện tử, chọn "Lập hóa đơn điều chỉnh"
• Tham chiếu hóa đơn gốc (ghi số, ngày)
• Ghi rõ "Lý do: Trả lại hàng hóa"
• Nhập số lượng, đơn giá, tổng tiền cần điều chỉnh (thường âm)
• Xác nhận chữ ký số

Bước 3: Lưu Trữ & Báo Cáo

• Lưu bản gốc hóa đơn điều chỉnh, biên bản trả lại
• Khi lập sơ đồ kế toán, ghi giảm doanh thu bán hàng trả lại
• Khi kê khai thuế, báo cáo hóa đơn điều chỉnh trong kỳ phát sinh (hoặc kỳ nhận — tùy hướng dẫn cơ quan thuế)

Những Lưu Ý Quan Trọng

1. Khi Nào Phải Xuất Hóa Đơn Điều Chỉnh?

• Trả lại hàng hóa nguyên vẹn hoặc một phần
• Đổi hàng kéo theo thay đổi giá trị
• Giảm giá sau khi đã xuất hóa đơn gốc
• Hoàn phí, giảm phí dịch vụ 

2. Sai Lầm Thường Gặp 

• Lập hóa đơn mới thay vì hóa đơn điều chỉnh → Cơ quan thuế sẽ yêu cầu sửa, có thể bị phạt
• Không lưu giữ biên bản trả lại → Không chứng minh được lý do, dễ bị từ chối
• Ghi sai số tiền điều chỉnh → Gây sai lệch trong báo cáo thuế
• Xuất hóa đơn điều chỉnh nhưng không thông báo cho khách → Khách không biết, dễ gây tranh chấp

Thỏa Thuận Bằng Văn Bản

Nếu chọn cách khách lập hóa đơn, bắt buộc phải có:

• Hợp đồng hoặc thỏa thuận viết tay (có chữ ký hai bên)
• Ghi rõ "Khách hàng lập hóa đơn khi trả lại hàng"
• Lưu giữ liên tục tại doanh nghiệp
• Khi cơ quan thuế kiểm tra, xuất trình ngay

Những Câu Hỏi Thường Gặp

Q1: Nếu khách trả lại 100% hàng hóa, tôi có cần lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn mới?
A: Phải lập hóa đơn điều chỉnh để hủy hóa đơn gốc (ghi 100% giảm). Không lập hóa đơn mới.

Q2: Hóa đơn điều chỉnh phải lập trong bao lâu sau khi khách trả lại hàng?
A: Theo quy định, nên lập sớm nhất có thể để phản ánh đúng kỳ phát sinh. Nếu chậm quá, giải thích với cơ quan thuế.

Q3: Khách trả lại hàng nhưng tôi quên không lập hóa đơn điều chỉnh, phát hiện sau 1 tháng. Làm sao?
A: Vẫn lập hóa đơn điều chỉnh, ghi ngày hiện tại và lý do chậm (ví dụ "Điều chỉnh bổ sung"). Lưu biên bản trả lại để minh chứng. Nếu cơ quan thuế kiểm tra, giải thích kịp thời.

Q4: Nếu trả lại hàng mà khách chưa thanh toán, vẫn phải lập hóa đơn điều chỉnh không?
A: Có. Dù chưa thanh toán, hóa đơn vẫn phải được điều chỉnh để phản ánh đúng thực tế kinh tế phát sinh.

Q5: Hóa đơn điều chỉnh phải kèm giấy tờ gì?
A: Tối thiểu: biên bản trả lại hàng (mô tả chi tiết hàng, lý do, chữ ký hai bên). Nếu có thỏa thuận khách lập hóa đơn, phải lưu thỏa thuận đó.

Xem thêm: Thời Điểm Xuất Hóa Đơn Dịch Vụ Khi Thu Tiền Trước Theo Nghị Định 254/2026

Hỗ Trợ Từ Kế Toán Thuế Ngọc Vân

Xuất hóa đơn trả lại hàng hóa có vẻ đơn giản nhưng sai lầm nhỏ có thể kéo theo hậu quả lớn — từ phạt thuế đến từ chối sử dụng hóa đơn. Để không lo lắng, hãy để chúng tôi hỗ trợ.

Dịch vụ Kế toán thuế trọn gói của Ngọc Vân bao gồm:

• Hướng dẫn lập & sửa chữa hóa đơn điều chỉnh, thay thế
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Đảm bảo tuân thủ quy định thuế hiện hành
• Hỗ trợ khi có kiểm tra từ cơ quan thuế
• Tư vấn miễn phí cho các tình huống phức tạp

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ DOANH NGHIỆP NGỌC VÂN
- Hotline: 0941 233 469 | Zalo: 0789 368 883
- Wechat: vnyuyun
- Fanpage: Kế Toán Thuế Ngọc Vân
- Trụ sở chính: Tầng 3, Số 69 Nguyễn Tất Tố, Lê Chân, Hải Phòng
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 6, Số 2 Ngõ 18, Nguyễn Cơ Thạch, Từ Liêm, Hà Nội
- Chi nhánh Tuyên Quang: Số 88, Đường 20/8, Phường Hà Giang 1, Tuyên Quang